Guía para comerciantes
Elige tu POS probando la jornada de tu negocio
Una lista larga de funciones no te dice si el sistema se adapta a tu operación. Lleva estos casos a la demostración y compáralos con lo que haces cada día.
Empieza anotando cuántas personas usarán el sistema, cuántos productos manejas, dónde vendes y qué documentos necesitas emitir. Esas respuestas te permiten comparar planes sobre la misma base.
1. Reproduce una venta completa
Busca un producto por nombre y código, modifica una cantidad y revisa cómo se muestra el total. Después pide ver el cobro con los medios de pago que utilizas, la consulta del documento y el proceso de una devolución o nota crédito. Comprueba quién tiene permiso para cada acción.
Si emites documentos electrónicos, pide que te expliquen qué cambia entre un documento interno, uno electrónico y una conversión. Revisa el flujo de ventas y caja.
2. Sigue el inventario después de vender
No te quedes solo con la ficha del producto. Comprueba su existencia antes y después de una venta, cómo entra una compra y dónde queda registrado un ajuste. Si tienes varias sedes, revisa cómo se consulta cada sucursal y cómo se registra un traslado.
Prepara un archivo pequeño con tus códigos, unidades y cantidades para discutir la carga inicial. Incluye un producto sin existencias y otro con varias unidades. Conoce el control de inventario.
3. Haz una apertura y un cierre de caja
Simula el efectivo inicial, una venta y un movimiento de caja. Al cerrar, compara lo esperado con el conteo e identifica cómo queda una diferencia. Pregunta cómo se consulta un turno anterior y quién puede autorizar las operaciones sensibles.
4. Comprueba los reportes con preguntas reales
En lugar de pedir ver «todos los reportes», pregunta cuánto vendiste en un periodo, qué productos se movieron y qué pasó en una caja o sucursal. Revisa los filtros, el acceso según el perfil y las opciones disponibles para consultar o exportar la información. Explora los reportes del POS.
5. Compara el costo y las condiciones
- Precio, periodicidad e impuestos que verás antes del pago.
- Usuarios, sucursales, cajas, ítems y documentos electrónicos incluidos.
- Alcance y costo de la implementación, si aplica.
- Procedimiento para renovar, cambiar de plan o cancelar.
- Condiciones de acceso y conservación de tus datos al finalizar.
Un precio anual y uno mensual deben compararse con sus periodos completos y sus capacidades. No asumas que un precio menor incluye los mismos usuarios, documentos o servicios.
6. Separa la compra del sistema de la preparación fiscal
Para emitir electrónicamente necesitas tener lista la información y configuración del emisor. Solicita una explicación de los requisitos, el ambiente de prueba y el paso a producción. Consulta la preparación de facturación electrónica.
Lleva estas preguntas a tu demostración
- ¿Puedo realizar los casos anteriores con mis productos de ejemplo?
- ¿Qué necesito de mis equipos, mi conexión y mis datos para arrancar?
- ¿Qué pasa si falta información, un pago queda pendiente o un documento electrónico requiere revisión?
- ¿Quién me ayuda y por qué canal cuando necesite soporte?
Esta guía ayuda a evaluar el software. Las obligaciones de facturación de cada comercio y sus condiciones fiscales deben revisarse con el asesor correspondiente.